Au 1er janvier 2010, les employeurs couverts par le système national de relations de travail doivent fournir à tous les nouveaux employés la nouvelle déclaration d`information sur le travail loyal. Lorsque vous avez des tonnes de papiers à stocker, il devient difficile d`organiser efficacement, d`analyser ou de les récupérer à un moment de préavis. Une grande partie de l`information, comme les détails de l`emploi, est générique et peut être mis à la disposition de tous les autres membres de l`équipe, les gestionnaires en plus de l`équipe des RH. Nos experts sont toujours disponibles du lundi au vendredi de 8h à 19h: h CT. tenir à jour les dossiers des employés grâce à l`utilisation des outils RH de base. Cette section serveur purement administrative but & n`est pas regardé trop souvent. C`est l`une des principales raisons pour lesquelles les employés quittent l`organisation. Le formulaire I-9 et toute documentation pertinente ne doivent jamais être laissés dans le dossier personnel d`un employé. Cependant, il existe de nombreuses lois, et il y a des pratiques exemplaires du personnel pour la confidentialité des employés, qui régissent le contenu des dossiers du personnel et qui ont accès à ces renseignements. Les registres des employés licenciés involontairement doivent être conservés pendant une période d`un an à compter de la date de résiliation. Bien que les attributs de cette section peuvent varier pour chaque entreprise, les plus courantes sont répertoriées ci-dessous. Les fichiers terminés sont-ils verrouillés et sécurisés avec un accès limité? Vous pouvez toutefois donner accès à plus d`informations que l`État n`en a besoin. La confidentialité de l`information des employés dans le dossier du personnel est d`une importance primordiale.
Si Rocky est invité à produire les dossiers I-9 pour une inspection gouvernementale, non seulement il peut rapidement se conformer, mais il n`aura aucun problème à produire seulement les renseignements demandés sans donner à l`agent l`accès à d`autres renseignements personnels. Voici un exemple de politique de fichier personnel à utiliser dans votre entreprise. En outre, il peut également aider les équipes RH à analyser leurs ressources en fonction de critères démographiques différents. L`accès est très restreint. L`une des principales responsabilités du service des RH est de maintenir les dossiers des employés et de les tenir régulièrement à jour. Les fichiers de paie gèrent également les enregistrements des employés. Le cent des connaissances RH a rassemblé des ressources sur les sujets actuels de la gestion des RH. Ce n`est pas seulement une bonne pratique, mais elle est également rendue obligatoire par la Loi. Les dossiers relatifs à des poursuites en cours ou potentielles sont-ils maintenus par un conseiller juridique ou d`une autre manière marqués pour être exemptés de tout processus d`aliénation jusqu`à ce que la poursuite soit close? Limitez-vous l`accès à ceux qui ont besoin de savoir? Les lois fédérales et étatiques peuvent vous obliger à conserver l`information des employés. Non seulement une bonne tenue de registres permet de payer correctement les travailleurs, mais elle fournit également des informations utiles pour prévoir les coûts futurs.
Vous pourriez envisager de conserver certains des dossiers exigés par la loi dans des dossiers distincts du dossier personnel d`un employé et de limiter le dossier personnel à l`information qui s`applique seulement à l`employé individuel (tels que des résumés, des évaluations de rendement, et l`histoire de travail). Susan Heathfield fait tout son possible pour offrir des conseils précis, de bon sens, éthiques de gestion des ressources humaines, l`employeur, et le lieu de travail à la fois sur ce site, et lié à partir de ce site, mais elle n`est pas un avocat, et le contenu sur le site, tout en d`autorité, n`est pas garanti pour l`exactitude et la légalité, et ne doit pas être interprété comme un avis juridique.